Anstelle eines Berichts über die Tagung selbst, den man auf verschiedenen Webseiten nachlesen kann, möchte ich beschreiben, wie wir bei der Vorbereitung des Anlasses vorgegangen sind.
Ausgangspunkt und Planung
Die Planung begann Anfang 2022 mit einem Gespräch mit dem Direktor der neuen Universitätsbibliothek (UB) Zürich, um die Zustimmung als Austragungsort einzuholen. Bereits am 15. Februar 2022 konnten wir an der dritten DACH-Tagung ankündigen, dass Zürich den nächsten Anlass ausrichten würde. Damit war der erste Meilenstein gesetzt, und das OK wurde mit Mitgliedern der UB und der Zentralbibliothek (ZB) zusammengestellt.
Planung und logistische Meilensteine
Bei der Kickoff-Sitzung am 19. Januar 2023 bestand die erste große Herausforderung darin, das Team zu strukturieren und klare Verantwortlichkeiten zu definieren. Uns war von Anfang an bewusst, dass wir Unterstützung benötigen würden, da niemand im Team bisher eine Veranstaltung dieser Grösse geplant hatte. Daher wandten wir uns an das Eventmanagement der Universität Zürich.
Ab Januar 2023 trafen wir uns dann alle zwei Monate, um den aktuellen Stand zu besprechen. Diese regelmässigen Sitzungen halfen uns, Fortschritte festzuhalten, Aufgaben zu priorisieren und Probleme frühzeitig zu erkennen.
Ein erster grosser Meilenstein war die Sicherung der Veranstaltungsräume im Sommer 2023.
Nachdem die Raumfrage geklärt war, konnten wir das Budget festlegen, das die Grundlage für die Teilnahmegebühren bildete. Dies erforderte sorgfältige Berechnungen, da wir einerseits kostendeckend arbeiten, andererseits jedoch erschwingliche Gebühren bieten wollten.
Die Werbekampagne
Wir starteten frühzeitig eine umfassende Werbekampagne. Mit mehreren «Save-the-Date-Ankündigungen» und «Call for Presentations» informierten wir mittels Social Media, Newsletter und Fachnetzwerke über die Tagung und luden zur Einreichung von Beiträgen ein.
Dank der zahlreichen Einreichungen konnte ein abwechslungsreiches Programm mit Vorträgen und Workshops zusammengestellt werden. Vorgängig kontaktierten wir potenzielle Keynote-Speaker, die dem Programm eine besondere Qualität verleihen sollten.
Sponsoring, Catering und Infrastruktur
Ein zentraler Bestandteil der Planung war die Finanzierung der Tagung. Um erschwingliche Teilnahmegebühren zu ermöglichen, wurden mögliche Sponsoren kontaktiert, wodurch wir die Unterstützung gewannen, die wesentlich zur erfolgreichen Durchführung beitrug.
Parallel beschäftigte uns das Catering. Dies umfasste nicht nur die Versorgung während der Tagung, sondern auch die Organisation eines Social Dinners, das den Teilnehmenden Raum für informellen Austausch bot.
Auch die Infrastruktur musste geplant werden. Neben der technischen Ausstattung für Präsentationen (z. B. Beamer, Mikrofone) waren Mobiliar, Dekoration und Kongressmaterialien wie Namensschilder, Programmhefte und Wegweiser zu organisieren.
Zeit- und Personalplanung
Ein zentraler Aspekt der Vorbereitung war die Erstellung eines detaillierten Zeitplans. Dieser diente als Orientierung für alle Beteiligten und stellte sicher, dass die Abläufe an den Veranstaltungstagen reibungslos verliefen. Ebenso wichtig war die präzise Personalplanung und -organisation. Es musste genau festgelegt werden, wer welche Aufgaben übernimmt – sei es die Betreuung der Vortragenden, die Organisation des Caterings oder die technische Unterstützung in den Räumen.
Am Veranstaltungstag war es entscheidend, dass alle Helfer:innen den Zeitplan und ihre Zuständigkeiten genau kannten. Ein detailliertes Briefing vorab und die ständige Erreichbarkeit aller halfen dabei, mögliche Probleme schnell zu lösen oder zu improvisieren.
Zusammenarbeit und Teamgeist
Der Erfolg der Planung beruhte massgeblich auf der Zusammenarbeit im OK. Alle Mitglieder brachten sich aktiv ein, übernahmen Verantwortung für ihre Bereiche und unterstützten sich gegenseitig. Der Teamgeist war bemerkenswert: Alle arbeiteten auf das gemeinsame Ziel hin und trugen zu einer unglaublich positiven Atmosphäre bei.
Die monatelange Vorbereitung mündete in einer erfolgreichen Tagung, die sowohl die Teilnehmenden als auch das OK begeisterte. Die IK DACH Tagung in Zürich war nicht nur eine fachlich inspirierende Veranstaltung, sondern stärkte auch den Zusammenhalt zwischen UB und ZB. Der Anlass war ein unvergessliches Ereignis, das die beteiligten Institutionen als Gemeinschaft bereicherte.
1. Reihe: Gabi Wüthrich, Getruda Kaczmarek, Anna Véron;
2. Reihe: Bettina Bernasconi, Christine Verhoustraeten, Esther Baier-Kreuzer;
Hinterste Reihe: Andrea Sommaruga, Gary Seitz, Maryam Shams, Nicola Schneider;
Nicht auf dem Bild sind: Mark Ittensohn, Ruedi Mumenthaler, Hanna Bös und Aline Biland.