Die agile Arbeit in Bibliotheken ist ein Thema, das die IG WBS schon seit einigen Jahren beschäftigt, weshalb wir wiederholt verschiedene Aspekte der Agilität beleuchten und Veranstaltungen anbieten. Zu diesem Zyklus gehörte auch die IG WBS-Veranstaltung «Agilität im Arbeitsalltag» am 28. November 2023 in der ZHAW-Bibliothek in Winterthur. Roger Flühler, OER-Spezialist in Education Services der ZHAW-Hochschulbibliothek, Lea Bobst, Informationsspezialistin Library Services Wädenswil, und Esther Bättig Neusch, Fachbereichsleiterin Education Services der ZHAW-Hochschulbibliothek gaben den Teilnehmenden einen rundum Blick auf die agilen Entwicklungen an der ZHAW-Hochschulbibliothek.
Agile Transformation
Seit rund zwei Jahren arbeitet die ZHAW-Hochschulbibliothek mit ihren Standorten Winterthur, Zürich und Wädenswil im Bereich der Projekte agil und transformiert sich als Resultat daraus kontinuierlich in vielen Bereichen ihres Arbeitsalltags. Bis dahin gliederte die ZHAW-Hochschulbibliothek (folgend: HSB) ihre Projekte nach dem klassischen Projektmanagement mit einer Mehrjahresplanung, Projektanträgen und der Umsetzung nach dem Wasserfall-Prinzip. Unter anderem inspiriert durch die IT der ZHAW, die seit 2019 agil arbeitete und ihr Wissen und ihre Erfahrungen teilen konnte, wagte sich auch die HSB, mit dem Ziel Ressourcen einzusparen und sinnvoll für Innovationen zu nutzen, an die agile Arbeitsweise heran.
Agiles Mindset
Zwar gibt es für die agile Arbeit empfohlene Tools und Praktiken, doch sind die agilen Prinzipien für das Gelingen der Transformation besonders wichtig, so Roger Flühler in seinem Referat. Die HSB definiert ihre Prinzipien folgend:
- Stop starting, Start finishing: zuerst offene Projekte fertigstellen, bevor man mit neuen beginnt
- Fokus auf raschen Kundennutzen
- Priorisierung
- Disagree but commit: wurde etwas beschlossen, wird dies verfolgt
- Reduce to the Max: Verzicht auf ausführliche Konzepte, sondern erste Umsetzung und anschliessende Anpassung
Damit möchte die HBS schnelleren Nutzen für die Kunden (Studierende, Forschende, Mitarbeitende, Dozierende, andere Abteilungen, Externe etc.) erreichen und die Durchlaufzeit von Projekten verringern. Durch den Verzicht auf Mehrjahres- und Jahresplanungen soll zeitnah auf veränderte Anliegen der Kunden wie KI (ChatGPT) reagiert werden. Die HSB möchte sich stetig verbessern und als Organisation wachsen. Dabei sei aber auch darauf zu achten, dass die Informatik, als Nadelöhr der (IT-)Projekte nicht überlastet wird.
Agile Werkzeuge
Für die Umsetzung der agilen Arbeitsweise und Erfüllung der agilen Prinzipien verwendet die ZHAW-HSB ein Jira-Board, das in seinem Kern nach Kanban (Idee, To-Do, In Arbeit, Erledigt) aufgebaut ist. Die Ideen können von allen Mitarbeitenden eingetragen werden. Dabei sind den Ideen der Mitarbeitenden keine Grenzen gesetzt, solange ein Bezug zum Arbeitsalltag vorhanden ist und es sich nicht um Tagesgeschäfte, sondern Innovationen handelt. Für die Erfassung der Idee in Jira als Feature hat die HSB eine Vorlage (inkl. hilfreichen Fragen) erstellt, die sich aus Erfahrung der Bibliothek bewährt hat. Im Gegensatz zu ausführlichen Projektkonzepten benötigt die Eingabe der Karte wenig Zeit, sodass die Ressourcen dann für die Umsetzung der Projekte eingesetzt werden können. Zur zeitnahen Reaktion und zur Vereinfachung für die Entscheidung bezüglich der Umsetzung des Projekts, bietet Jira ein Ranking-Tool an, welches durch die Angaben zum Nutzen, zum Risiko bei nicht Umsetzung, zur Dringlichkeit und zur Projektdauer den WSJF-Wert ausrechnet und eine erste Priorisierung erstellt. Welche Ideen den Schritt zur Umsetzung machen dürfen, entscheidet jedoch weiterhin die Leitung, die die einzelnen Projekte ins Verhältnis zueinander setzt und den strategischen Zielen der HSB zuordnet.
Vier Mal jährlich treffen sich alle Mitarbeitenden der HSB zur Quartalsplanung, während der die eingegebenen Ideen kurz vorgestellt und «cross-funktionale» Arbeitsgruppen zur Umsetzung gebildet werden. Die Einfindung im neuen, temporären Projektteam ist eine Herausforderung, birgt aber auch Vorteile. Während den 3-Monatsplanschritten werden die Projekte, wenn möglich, umgesetzt. Die Realisierung des Projekts wird im Hinblick auf die Kapazitäten im Team geplant. Im Publikum führte diese Ausführung von Roger Flühler während der IG WBS-Veranstaltung zur Frage, wie viele Projekte tatsächlich umgesetzt werden, im Hinblick auf die limitierten Kapazitäten der Mitarbeitenden. Durch das korrekte Ranking kann ein «Ideen-Parkplatz» verhindert und die wichtigen Projekte umgesetzt werden, so Esther Bättig Neusch. Jedoch gab sie auch zu, dass das meiste Lehrgeld, sowohl die Mitarbeitenden als auch die Leitung, bisher bei der richtigen Einschätzung der Kapazitäten bezahlt wurde. Zwar werden sehr viele Projekte umgesetzt, jedoch muss pro Projekt genügend Zeit eingeplant werden. Deshalb betonte Roger Flühler, sind die Retrospektiven besonders wichtig.
Agile Führung
Trotz der Vielfältigkeit des Arbeitsalltag im Fachreferat wurde ein Aspekt bei allen drei Präsentationen als unabdingbar hervorgehoben, nämlich die Beziehung zu den Benutzenden, respektive den Fachgebieten: Mit ihrem Breitenwissen und ihren
Eine agile Arbeitsweise fordert die Mitarbeitenden nicht nur in der Formulierung ihrer Projektideen, der abteilungsübergreifenden Arbeit und korrekten Einschätzung ihrer Kapazitäten, sondern auch in der Umsetzung der Projekte selbst. Dies zeigte eine Frage aus dem Publikum zu den Finanzen auf. Jede/-r Mitarbeitende der HSB muss gemäss Roger Flühler das Budget für sein Projekt selbst aufstellen und Möglichkeiten der Finanzierung aufzeigen. Gemeinsam mit der Leitung wird die Finanzierung dann geplant. Damit wird der/die Mitarbeitende zwar gefordert, jedoch auch das Verständnis für die Betriebsprozesse erhöht.
Herausforderungen, denen sich möglicherweise nicht jede/r Mitarbeitende stellen möchte. Roger Flühler und Lea Bobst zeigten auf, dass einige Mitarbeitenden der HSB schon stark in ihren Alltagsgeschäften ausgelastet sind und sich zwar an Projekten beteiligen, jedoch keine Projektleitung übernehmen. Diese Personen sind ebenso wichtig für die Projekte, weil sich ihren Teamkollegen/-innen auch den Rücken freihalten können. Bei hoher Auslastung kann die Projektbeteiligung auch ausgesetzt werden.
Die agile Transformation des Projektmanagements und die Ablösung der Jahresplanung durch die Quartalsplanung hat auch Einfluss auf den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden der HSB und die hierarchische Organisation der Bibliothek. Gemäss Esther Bättig Neusch müssen nun auch Führungspositionen überdacht bzw. den Umständen angepasst werden. Auf der oberen strategischen Ebene werden zwar weiterhin übergreifende und langfristige Ziele definiert sowie Finanz-, Zeit- und Personalbudgets erstellt, jedoch können sich die Unterziele ständig ändern, weshalb eine umfassende Planung nicht möglich ist.
Die darauffolgende Frage aus dem Publikum, ob damit auch die Jahresziele der Mitarbeitenden stark von den Projekten gesteuert sind, verneinte Ester Bättig Neusch. Es hatte sich zu Beginn, als die Projektziele als Ziele der Mitarbeitenden verwendet wurden, gezeigt, dass diese Zieldefinition zu unpersönlich ist. Jede Abteilungsleitung definiert eigene an der Vision der ZHAW-Hochschulbibliothek orientiere Ziele, die an die Mitarbeitenden weitergegeben werden. Im Gegensatz zur früheren Organisation, werden nun jedoch zwei Mal jährlich Mitarbeitergespräche in der HSB geführt und Ziele, wenn nötig und gewünscht, angepasst.
Ebenfalls musste die Leitung der ZHAW-Hochschulbibliothek zu Beginn der agilen Transformation dafür offen sein, dass die Mitarbeitenden der Abteilungen während ihrer Arbeitszeit durch die freie Beteiligung an den Projekten und damit die abteilungsübergreifende Zusammensetzung der Projektteams, teilweise auch in Projekten mitarbeiten, die zu «fremden» Abteilungen gehören. Voraussetzung für die Projektbeteiligung ist jedoch seit Beginn und bis heute, dass das Tagesgeschäft nicht darunter leidet.
Errungenschaften und Herausforderungen der agilen Transformation
Warum also sich der agilen Transformation verschreiben und funktionierende Betriebsprozesse anpassen? Für die ZHAW-Hochschulbibliothek war es der Wunsch, in der sich immer schneller entwickelnden Welt, sich auch schneller an Kundenerwartungen und Forderungen anpassen zu können. Durch gezielte Innovationsplanung möchte die HSB ein breiteres Angebot für ihre Kunden/-innen schaffen. Dies setzt eine bessere interne Ressourcenplanung und Zusammenarbeit voraus und ermöglicht es den Mitarbeitenden einen besseren Einblick in den «Maschinenraum» der HSB zu bekommen, wo sichtbar wird, welche Rädchen wie miteinander interagieren, welche Ressourcen benötigt werden und welche Produkte sich daraus ergeben. Die Mitarbeitenden können sich auch in anderen Bereichen betätigen und neue Kompetenzen erwerben. Aus der Erfahrung der HSB hat sich gezeigt, dass die Mitarbeitenden mit der agilen Arbeitsweise mehr Mut fassen Ideen und sich selbst einzubringen.
Natürlich birgt eine solch umfassende Transformation zur agilen Arbeitsweise Herausforderungen, die auch nach zwei Jahren des agilen Projektmanagements an der ZHAW-Hochschulbibliothek sich weiterhin halten. Sei es die klare Abgrenzung zum Tagesgeschäft, die Frage nach dem «Warum» für gewisse Änderungen oder die Überschätzung der Ressourcen einzelner Mitarbeitenden. Damit zeigt sich, dass der agile Wandel einer Organisation nach zwei Jahren noch lange nicht abgeschlossen ist.
Bericht von Maria Solovey, Vorstandsmitglied