Nach dem Workshop „Organisation von Hochschulbibliotheken und digitaler Wandel – Strukturveränderungen gestalten“ mit Konstanze Söllner und Wilfried Sühl-Strohmenger vom März 2017 wurde von verschiedenen Seiten der Wunsch geäussert, die angeregten Diskussionen fortzuführen. Am Dienstag, 8. August 2017, traf sich entsprechend eine kleine Gruppe im Deutschen Seminar UZH, um den Austausch im Open-Space-Format weiterzuführen. Vielen Dank an dieser Stelle ans Deutsche Seminar für die Gastfreundschaft!
Die nach einem kurzen Brainstorming zusammengetragenen Themen wurden im Plenum den folgenden Rubriken zugeordnet (vgl. Fotos):
- Organisation
- Kooperation
- Personal
- Strategie, Visionen, Innovation
- Nutzende, Kundschaft
- Services (digital sowie vor Ort)
Der Nachmittag wurde weniger dazu genutzt, um auf jede Rubrik im Detail einzugehen und diese abschliessend zu besprechen, sondern vielmehr, um noch einmal ausgiebig verschiedene Themen aufzugreifen und die Grundlage zu legen für einen zukünftig vertieften Austausch zu eben diesen Themen, die alle wissenschaftlichen Bibliotheken und BibliothekarInnen ähnlich beschäftigen.
Selbstbild und Aussenwahrnehmung
Besonders zu reden gab das Bild der Bibliotheken und des Bibliothekspersonals, das in der Öffentlichkeit vorzuherrschen scheint. Das aktuelle NZZ Folio (Nr. 313, August 2017) zeigte deutlich, wie die Bibliothek nach wie vor überwiegend als Bücherlager wahrgenommen wird, in dem Bücher aufbewahrt und besonders auch wertvolle, ältere Bestände längerfristig erhalten und verfügbar gemacht werden, indem sie beispielsweise digitalisiert werden.
Ähnlich nehmen sich Bibliothekarinnen und Bibliothekare wahr mit ihren Kernaufgaben sammeln, ordnen und verfügbar machen von Information. In der Diskussion wurde bemängelt, dass es häufig am Mut mangelt, Änderungen anzustreben, Neues auszuprobieren und sich für ein neues Selbstbewusstsein und Selbstbild einzusetzen. Hier stellte sich auch die Frage, ob Bibliotheken als Konkurrenz zu Google, Amazon etc. auftreten sollten und sich und ihre Bestände vermehrt nicht mehr via eigenes Discovery Tool präsentieren, sondern via einfache Internetrecherche zugänglich machen sollten.
Bibliothek als Ort / Kooperationen
Auch die Bibliothek als Ort könnte ein Update vertragen, sich analog zu den sich wandelnden Nutzerbedürfnissen und Dienstleistungen verändern und sich beispielsweise mit 24/7-Öffnungszeiten, verstärktem IT-Support sowie anderen Anlaufstellen wie Schreibwerkstatt etc. als umfassendes Kompetenzzentrum etablieren.
Gute Beispiele, wo dies bereits der Fall ist, sind die öffentliche Bibliothek von Aarhus (vgl. den Artikel „Und wo sind die Bücher?“ der FAZ vom 3.10.2015) und das Rolex Learning Center. In Dänemark existiert bereits heute ein Kurierdienst für das ganze Land, was in der Diskussionsrunde in Sachen Zusammenarbeit/Kooperation als grosses Plus gewertet wurde.
Zentralisierung vs. Dezentralisierung
Kurz angedacht wurden die Möglichkeiten, welche sich beispielsweise im Hochschulraum Zürich auftun würden, wenn gewisse Dienstleistungen wie Erwerbung, Formalerschliessung oder Sacherschliessung zentral abgewickelt würden. So könnte der Bestand zentral gepflegt und bei Bedarf via Kurier an die dezentral liegenden Institute geliefert werden. Während im Zentrum ein umfassendes Kompetenzzentrum sinnvoll wäre, könnte dezentral die fachspezifische Beratung vor Ort sowie die Vermittlung und der Zugang zu den verfügbaren Dienstleistungen und Angeboten verstärkt werden.
Personalentwicklung
Es herrschte in der Diskussionsrunde Einigkeit darüber, dass die Personalentwicklung zentral ist für die Organisationsentwicklung der Bibliotheken. Es stellt sich besonders für die Zukunft die Frage, welche Stellenprofile nötig sein werden und welche Aufgabenbereiche ggf. abgelöst bzw. durch neue Aufgaben ersetzt werden, beispielsweise wenn Formalerschliessung, Erwerbung etc. künftig vermehrt zentral abgewickelt würden (wie es bspw. im Hochschulraum Zürich oder in Bezug auf SLSP angedacht ist).
Unklar ist der Übergang vom aktuellen Ist-Zustand zum Soll-Zustand in Bezug auf den sich laufend verändernden Personalbedarf gemäss aktuellen Dienstleistungsportfolios und verfügbaren FTE (Full-time equivalent, oder auf Deutsch VZÄ, Vollbeschäftigtenäquivalent). An dieser Stelle wurde der Wunsch nach transparenten Stellenprofilen und einem organisationsübergreifenden Informationsaustausch bezüglich Stellenbeschreibungen geäussert.
In Bezug auf die Weiterbildung der Mitarbeitenden wurde gemäss den IFLA-Richtlinien auch in der Diskussion festgehalten: Mitarbeitende sind selbst für ihre Weiterbildung verantwortlich und müssen selber aktiv werden. Die Organisation bzw. die Arbeitgeber sollen ihre Mitarbeitenden jedoch dabei unterstützen und Weiterbildungsmöglichkeiten verfügbar machen.
Nutzerbedürfnisse bzw. Kundenorientierung
Es bestand Einigkeit darüber, dass bei einer Anpassung des Dienstleistungsportfolios, der Räumlichkeiten etc. die Nutzerbedürfnisse im Vordergrund stehen müssen. Verschiedene bereits existierende Möglichkeiten, um Feedback einzuholen bzw. die Nutzerbedürfnisse zu eruieren, wurden aufgezeigt.
Die Bibliothek der Hochschule St. Gallen holt Feedback via virtueller Ideenwand ein. Wichtig ist dabei besonders, dass reagiert und auf Feedback geantwortet wird. Es wird das Tool Padlet eingesetzt. Daneben werden in der Bibliothek der HSG auch die am Infodesk platzierten Wünsche oder Meldungen notiert. Häufen sich Beschwerden/Meldungen in einem Bereich, wird dort an Lösungsansätzen gearbeitet.
Auch das Discovery Tool (Anbieter: Ebsco) wurde auf Wunsch der Bibliothek vom Anbieter leicht angepasst. So wurden für verschiedene, häufig vorkommende Sucheinstiege analog zur Google-Suche Änderungsvorschläge angebracht (z.B. „Suchen Sie das Buch „Lern- und Arbeitsstrategien“ von Christoph Metzger?“ bei einer Suche mit dem Stichwort „Metzger“).
An der UB Basel wurde kürzlich eine in Kooperation erarbeitete Nutzerbefragungen durchgeführt, die LibQual als umfassende Zufriedenheitsbefragung ablöste. Vorgeschlagen wird, bei der Evaluierung bestehender Dienstleistungen vermehrt auf User Experience zu setzen, sich also vom Verhalten und den Erfahrungen der Nutzenden leiten zu lassen. Siehe hierzu bspw. www.uxlibs.org oder Marianne Ingolds Beitrag im Info WBS 8.
Dienstleistungen
In Bezug auf Services oder Dienstleistungen sahen die Diskutierenden die Möglichkeit, genauer aufzuzeigen, wo seitens Bibliothek/Personal Kompetenzen vorhanden sind und wo nicht. Es besteht hier die Chance, mit gezielten Angeboten die Bibliothek als Ansprechpartnerin zu stärken.
Bestehende Formate wie ein „Recherche-Refresher“ für Forschende und Dozierende stösst beispielsweise in der Bibliothek des Kunsthistorischen Instituts der UZH wie auch in der Bibliothek Soziale Arbeit der Berner Fachhochschule auf Anklang.
Auch das Angebot „Book a librarian“, bei dem die Bibliothekarin gezielt in Seminare oder Vorlesungen eingeladen wird für einen auf die Veranstaltung zugeschnittenen Input, wird regelmässig genutzt. Es wird jedoch überall hervorgehoben, dass hier persönliche Kontakte zu den Forschenden und Dozierenden Voraussetzung dafür sind, dass solche Formate tatsächlich genutzt werden.
Verschiedene Bibliotheken bieten Einstiegsvideos oder kurze Videotutorials für ihre Nutzenden an. Hierfür könnten in einem weiteren Schritt gezielt Online-Schulungen eingekauft werden, wenn vor Ort die nötigen Ressourcen und Kenntnisse nicht vorhanden wären, beispielsweise von video2brain.
Wie weiter?
Die begonnenen Diskussionen und angerissenen Themen sollen weiter verfolgt werden, darüber waren sich die Anwesenden einig. Der Austausch soll niederschwellig und informell erfolgen. Auch sind Ideen für mögliche Anlässen für alle Mitglieder der IG WBS entstanden. Wir bleiben dran!
Weiterführende Links und Literatur
Weiterbildung
IFLA-Richtlinien für kontinuierliche berufliche Entwicklung: Prinzipen und Best Practices
Personalentwicklung
Literaturhinweise und Ideen von Marianne Ingold
Wissensmanagement
Literaturliste Wissensmanagement
Anja Flicker: Wissensmanagement in Bibliotheken, Teil 1. In: Bibliotheksforum Bayern 08 (2014)
Anja Flicker: Wissensmanagement in Bibliotheken, Teil 2. In: Bibliotheksforum Bayern 08 (2014)
Dana Kuhnert: Stelleninhaber geht – Wissen bleibt! In: Berliner Handreichungen zur Bibliotheks- und Informationswissenschaft, Heft 319 (2012)
Susanna Truniger, 15. August 2017