Am 6. und 27. Januar 2021 haben insgesamt 77 Bibliothekarinnen und Bibliothekare an der IG WBS-Veranstaltung „Agilität in Bibliotheken“ teilgenommen und mit Beat Mattmann von der Universitätsbibliothek Basel erste Schritte in die Welt der Agilität gemacht.
Erste Schritte in eine grosse Welt: Zeit, Überzeugung, Unterstützung
In einem zweistündigen Kurs führte Beat Mattmann, Product Owner von „Memobase 2020“, Scrum Master des Projekts „Swisscollections“ sowie und Verantwortlicher der Langzeitarchivierung an der Universitätsbibliothek Basel, in die bibliothekarische Agilität ein. Dabei betonte er, dass es kein Rezept dafür gibt, wie und in welchem Umfang eine Bibliothek Methoden von agilem Management einführen kann. Denn diese benötige Zeit und Überzeugungsarbeit, allem voran aber eine Leitung, die ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit zur Selbstbestimmung lässt.
Akronyme vor: von VUKA und VOPA
In einer von Volatilität (Unbeständigkeit), Unsicherheit, Komplexität und Ambiguität (Mehrdeutigkeit) – kurz VUKA – geprägten Welt wird es auch in Bibliotheken zunehmend schwieriger, nach klassischen Projektmanagementmethoden wie HERMES und dem Wasserfall-Modell zu arbeiten. Dies beschränkt sich im Übrigen nicht nur auf einzelne Arbeitsbereiche und -themen, sondern gilt auch im personellen Bereich. Ein Lösungsansatz für den Umgang mit den komplexen Problemstellungen, die VUKA mit sich bringen, verbirgt sich hinter dem Akronym VOPA. Vernetzung, Offenheit, Partizipation und Agilität sollen der Komplexität entgegenwirken und Projekte weithin zum Erfolg führen. Dabei verschreit Agilität klassische Projektmodelle nicht, sondern weist darauf hin, dass vor allem grössere Projekte, deren Ziele zu Beginn nicht vollumfänglich definiert werden können, von agilen Methoden profitieren können.
Bei der Entscheidung, ob ein Projekt nach klassischen oder agilen Methoden umgesetzt werden soll, können verschiedene Fragen hilfreich sein. Dazu mehr in der Präsentation von Beat Mattmann, Folie 21, und auf der Webseite proagile.de.
Ready für den Kulturwandel?
Der Wechsel zu agilen Methoden ist ein Kulturwandel, der von der gesamten Belegschaft getragen werden muss. Eine von der Leitung getroffene Entscheidung zu Agilität kann nicht ohne deren Unterstützung und Coaching umgesetzt werden. Das agile Führungsbild ist dabei jenes eines Leaders, der den Mitarbeitenden die Möglichkeit zur persönlichen Entfaltung lässt, Potenziale ausschöpft und optimale Bedingungen zur Umsetzung der Projekte schafft. Es handelt sich eher um eine situative Führung nach der Art eines Coachings. Umgekehrt muss aber auch jedes einzelne Teammitglied sich ganz auf die agilen Methoden einlassen, um die Projektziele zu erreichen, muss dabei aber weiter als Teil eines Teams agieren und darf nicht zum Einzelkämpfer werden. Schliesslich ist aber vor allem eine offene und respektvolle Kommunikation innerhalb des Teams und ebenso mit dem Kunden für das Gelingen agiler Projekte besonders wichtig.
Agile Tools: Kaizen, Kanban – oder doch Scrum?
Agilität baut stark auf Prinzipien und Werten wie Individualität, Selbstreflexion, Mut und Kundenzusammenarbeit. Diese Werte werden mit Hilfe von bestimmten Tools, Methoden und Frameworks umgesetzt. Die wohl bekannteste ist Scrum. Vier von fünf agilen Projekten werden mit der Scrum-Methode umgesetzt, die interessanterweise auch als die am schwierigsten zu meisternde gilt. Aber auch Kaizen (die „Toyota-Methode“) und Kanban (die „Post-it-Methode“) werden mit Erfolg angewandt. Zu den einzelnen Methoden siehe Folien 23-32 und Literaturverzeichnis am Ende der Präsentation.
Und wie setzen wir das jetzt in unserer Bibliothek um?
Im letzten Teil des Vortrags ging Beat Mattmann ausführlich auf die Frage ein, wie agile Methoden im Arbeitsalltag und in der Bibliothek umgesetzt werden können. Dabei muss vorerst eine Selbstanalyse durchgeführt werden. Wo steht die eigene Bibliothek? Ist sie bereit für agile Methoden? Wo lassen sich erfolgreich und einfach erste agile Projekte umsetzen? Anschliessend müssen Ziele definiert und eine Vision formuliert werden. Erst dann kann die Frage gestellt werden, wie der Weg zu einem agil arbeitenden Betrieb gestaltet werden kann. Tipps zur agilen Transformation finden Sie auf den Folien 39-41 der Präsentation.
In abschliessenden Breakout-Sessions hatten die Teilnehmenden die Möglichkeit, in Gruppen das Gehörte zu reflektieren und offen gebliebene Fragen zu formulieren, die Beat Mattmann anschliessend im Plenum beantwortete und die zu regen Abschlussdiskussionen führten.
Einige gestellte Fragen und die Antworten von Beat Mattmann:
Wenn 80% der Arbeit Alltagsgeschäft ist, lohnt sich da überhaupt die Einführung agiler Methoden? – Auch im Alltag können agile Methoden hilfreich sein und Prozesse optimieren. Beispielsweise mit der Kanban-Methode.
Kann auch in starren, hierarchischen und grossen Organisationen Agilität umgesetzt werden? – Spotify, einer der grössten Audio-Streaming-Dienste der Welt, wird agil geführt. Lässt sich nicht die gesamte Organisation von agilen Methoden überzeugen, sind auch hybride Methoden möglich.
Was soll man tun, wenn die Mitarbeitenden nach agilen Methoden arbeiten möchten, das Management hingegen nicht? – Bottom-up, die Mitarbeitenden überzeugen die Direktion. Nach Absprache mit dem Management können zuerst einzelne kleine Projekte nach agilen Methoden umgesetzt werden. War dies erfolgreich, können die Methoden angepasst und ausgeweitet werden.
Und nun heisst es für die Teilnehmerinnen und Teilnehmer mit den Tipps und Erfahrungen von Mattmann eigene kleine Projekte nach agilen Methoden umzusetzen und die Erfolge nachher teilen – und zwar nicht nur intern, sondern in der ganzen Bibliothekswelt. Also: Spread the word!
Die Präsentationsfolien finden Sie hier. Und wer nicht genug hat von Agilität, dem sei dieser Artikel von Beat Mattmann empfohlen.
Maria Solovey, Vorstandsmitglied IG WBS