Info WBS IG WBS 3, März 2015
Alexandra Rietmann, Nicole Rutschmann und Brigitte Brüderlin (proacta.ch)
Pro Acta – dieser Firmenname steht für alles was mit Ablagen und Archiven, mit Struktur und Ordnung zusammenhängt – oder mit jeglichen Belangen der „Information Science“. Natürlich gehören da Bibliotheken auch dazu!
Und genau aus dieser Ecke der geordneten und klassifizierten Welt kommen wir – die Köpfe hinter Pro Acta GmbH: Nicole Rutschmann, Brigitte Brüderlin und Alexandra Rietmann.
Alle drei sind wir Informations- und Dokumentationsspezialistinnen FH mit langjähriger Berufserfahrung im Bereich Bibliothek. Zwei von uns sind „alte“ BBS-Diplombibliothekarinnen, also schon länger in diesem „Business“ unterwegs.
Vom Traum zur Wirklichkeit
Im Angestelltendasein war die Gründung einer Firma öfters eine Phantasterei, wobei uns eine Selbständigkeit im Bereich Bibliothek unrealistisch erschien. Während des gemeinsam durchlebten Studiums gelangten wir zur Ansicht, dass dies im Bereich Ablage und Archiv anders sein könnte. Wir waren überzeugt davon, dass viele Firmen, Institutionen und Amtsstellen Hilfe brauchen könnten bei der Organisation ihrer Ablagen und in der Bewirtschaftung ihrer Archive.
Doch lässt sich diese Idee in ein funktionierendes Geschäftsmodell übertragen? Trotz mehrerer gemeinsamer Brainstorming-Sitzungen und ausführlichem Literaturstudium zur Unternehmensgründung fanden wir zu keiner Entscheidung. Just zu diesem Zeitpunkt wurden wir aufmerksam auf die Dienstleistungen des Business Parcs in Reinach. Anhand von Beratungsgesprächen werden hier Start-Ups von der Geschäftsidee bis zur effektiven Gründung kostenlos betreut und begleitet. Dieses professionelle Coaching liess uns alle nötigen Fragen der Geschäftsgründung strukturiert angehen und einen fundierten Entscheid treffen. Nach dem Motto: Wenn nicht jetzt – dann nie, entschlossen wir uns, es zumindest mal in Teilzeit zu probieren und gründeten 2011 die Pro Acta GmbH.
Auf der einen Seite bewährt sich ein solches Teilzeitengagement insofern, als eine zusätzliche Festanstellung finanzielle Sicherheit gibt. Auf der anderen Seite bindet eine solche Anstellung auch Zeit, die dann im eigenen Betrieb fehlt. Ausserdem ist es nicht einfach, den Umfang eines potentiellen Auftrags und die eigenen Ressourcen richtig einschätzen zu können. Hier ist etwas Erfahrung gefragt, die man sich erst im Verlauf der Geschäftstätigkeit aneignet.
Anfang gut, alles gut
Eine unserer ersten Aktionen war das Erstellen von Werbematerial mit Hilfe eines Grafikers. Website, Flyer, Briefpapier, Couverts und Visitenkarten spiegeln ein einheitliches, durchdachtes Konzept. Diese Investition hat sich ausgezahlt, da sich eine Dienstleistung nur durch einen guten Auftritt verkauft. So nehmen wir uns immer Zeit einem potentiellen Kunden einen längeren Besuch abzustatten und anschliessend Ausgangslage und Auftragsbeschrieb möglichst genau in der Offerte wiederzugeben.
Unsere ersten Aufträge ergaben sich aus den persönlichen Netzwerken, welche man sich nicht zu nutzen scheuen darf. Obwohl sich Pro Acta ja eher auf Akten- und Archivmanagement ausrichtet, kamen die ersten zwei Aufträge aus dem Bibliotheksbereich.
Jeder Auftrag ein Start in eine neue Welt – Spannung pur!
Sowohl diese als auch die folgenden Aufträge, von Aktenablage bis hin zum traditionellen Papierarchiv, waren geprägt von Pragmatik und Flexibilität. Und das ist es, was es ausmacht: Jede Ablage, jedes Archiv ist anders und einzigartig und die Kundenvorstellungen sind unterschiedlich. Und wir haben es uns zum Ziel gesetzt, diese Einzigartigkeit zu erhalten und gleichzeitig die fachlichen Standards zu wahren.
Schon allein deswegen hat sich der Schritt in die Selbständigkeit gelohnt – wir bereuen es sicherlich nicht und freuen uns auf jede neue Herausforderung!